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在九三学社中央机关公文处理工作培训班上的讲话


在九三学社中央机关公文处理工作培训班上的讲话

(2013年9月11日)

社中央副主席兼秘书长  印红

同志们:

今天,来自全国的九三学社省级组织机关办公室负责人,社中央机关各部门相关同志相聚中卫,参加机关公文处理工作培训班。在此,我代表社中央向参加培训班的各位机关同事表示热烈的欢迎和亲切的问候!向给予这次培训班大力支持的中共宁夏区委统战部、中卫市委统战部、中卫市人民政府,向为举办这次培训班付出了辛勤努力的社宁夏区委、中卫总支社的领导和机关工作人员表示衷心的感谢!

当前,中共中央正在全党深入开展党的群众路线教育实践活动。相应的,九三学社中央机关近期也全面开展了加强联系群众、改进机关作风的工作。这一工作对于实现执政党建设和参政党建设相互促进,切实解决社中央机关作风上存在的一些突出问题,保障实现我社十大确定的参政党建设目标,具有十分重要的意义。在这样的背景下,举办公文处理工作方面的培训班,充分说明社中央领导对于机关公文处理工作的重视程度,同时,也体现了机关公文处理工作与联系群众、改进作风、加强参政党自身建设方面存在的密切关系。

长期以来,社中央包括社的各级机关一直十分重视公文处理工作。2010年10月,社中央主席办公会议就审议通过施行了《九三学社中央机关公文处理规定(试行)》(九三中办发〔2010〕30号)。这个规定的试行,很大程度上促进了社中央机关公文处理工作的规范化和制度化。去年,为适应新形势下党政机关公文处理工作的新的规范化要求,中共中央办公厅、国务院办公厅又制定发布了新的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号),根据这个条例,有关部门修订颁布了《党政机关公文格式》的国家标准,这更加符合国家党政机关公文处理工作的实际。今年上半年,为贯彻施行新条例新标准,同时,使我社机关公文处理工作能够适应新形势新要求,进一步提高规范化水平,社中央办公厅结合近几年工作实际,对已有的公文处理试行规定做了相应的修改和完善,补充了相关内容。同时,对目前机关正在使用的几个主要红头文件的文头版式做了修改和规范。7月份经主席办公会议正式审议通过,将于11月1日在社中央机关正式施行。会前,我们还对近几年公文处理工作中遇到的困难,存在的问题进行了归纳汇总;与省级组织的部分同志也进行了一定的沟通,对面上的情况有了比较翔实的了解,就举办这次培训班做了较为充分的准备。

我们这次培训班的主要任务,一是学习贯彻《九三学社中央机关公文处理工作规定》。通过培训交流,学习领会、吃透文件精神,并通过对规定的详细解读,使大家更充分理解规定的一些内容,增加实际执行中的熟练性;预估运行中可能会出现的问题、遇到的困难并及早解决。二是总结交流机关公文处理工作经验。有一些省级机关做的非常好,可以分享经验,带动提高整体水平。三是进一步推进九三学社各级机关的公文处理工作的科学化、规范化、制度化。希望同志们在这次培训班上,能够结合自身工作实际认真学习领会新的《规定》,认真总结交流经验,积极查找问题和不足,研讨改进措施,会后认真传达贯彻这次培训的主要精神。下面,我讲三点意见,供同志们在讨论交流中参考。

一、充分认识做好公文处理工作的重要性

首先还是要谈认识问题,认识问题不解决,肯定缺乏驱动力来做好这个工作。大家都知道,公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。就九三学社机关而言,公文还是我们履行参政党职能、发挥参政党作用,推进我社自身建设和发展、促进实现参政党建设目标的重要工具。我们应充分认识做好公文处理工作的重要性,切实增强机关干部做好机关公文处理工作的自觉性和工作技能素质,不断提升机关公文处理工作水平。我认为,要从五个方面来理解和认识。

(一)做好公文处理工作是各级组织机关正常运转的重要保障

公文在机关工作中起着承上启下、综合全局、协调各方、联络内外的关键作用。一个组织机关能够正常运转,通常要依赖于机关公文的正常流转、机关事务的顺畅办理,以及有关会议的圆满顺利等三个重要方面的关键保障,而办文基本上贯穿办事、办会工作的始终。某种意义上说,公文处理,相当于机关运行的中枢。公文处理的准确性、时效性以及处理质量的高低,直接决定了机关运行水平和运转效率的高低,展现着机关工作人员的精神面貌和工作作风,甚而,对于九三学社作为参政党在广大社员心目中的定位及评价,对于九三学社组织在社会上的形象、对于九三学社事业的健康发展,都会产生一定的影响。所以,公文运转的好坏,不仅仅体现在文字材料上,它会影响到更多的方面,最关键的,是攸关我们参政党事业的发展。因此,公文处理作为机关工作的重要组成部分,作为管理机关及保障机关正常运行的重要手段,作为指导全机关乃至全社工作的重要载体,它所具有的政治性、权威性和严肃性,我们必须从思想上给予高度重视,不允许我们在具体公文处理环节上产生失误和懈怠。

(二)做好公文处理工作是加强机关建设的必然要求

机关建设,是加强自身建设、推动九三学社各项事业健康发展的三项根本性任务的有机组成部分。机关建设,与社组织的思想建设、组织建设和制度建设三者之间相辅相成、相互促进,关系密不可分。没有良好的机关运行秩序与效能,就谈不上为思想建设、组织建设和制度建设提供良好的工作环境和有力的支撑。加强制度建设、不断提升机关科学化规范化运转水平,不断提高各项工作效能、提升机关服务质量,是机关建设的重要目标和任务。做好机关公文处理工作,不断推进机关公文处理工作科学化、制度化、规范化,是机关建设的应有之义,是加强机关建设的必然要求。近年来,社中央和各级社组织高度重视机关建设工作。2010年,社中央在哈尔滨召开了全国机关建设工作会议,全面总结全社的机关建设情况,从总体上提出了建设目标任务;2012年,社中央又在青岛召开会议,专题研讨机关文化建设和作风建设工作。几年来,按照社中央的统一部署,各级机关结合自身实际,采取了一些切实可行的措施,使机关建设水平逐步提升,在服务我社各项事业的健康发展方面发挥了重要作用。今年,我们将机关建设的重点聚焦在公文处理工作上,既适应了党政机关公文处理的规范要求,又切合我社机关建设实际的需求,具有很强的针对性和必要性。

(三)做好公文处理工作是转变机关作风的现实需要

这也是我们加强联系群众转变机关工作作风中,需要着力去改进和加强的一项内容。机关作风,是我们机关工作人员的思想意识、思维模式、行为习惯、处事规则等诸多因素的综合体现;机关工作人员的作风形成并体现了我们机关的作风,而机关作风又往往会通过机关的文风和会风体现出来。处理机关公文事务的过程,反映出我们对待工作的态度和专业水准:公文的流转办理是不是有序、准确、高效,反映出我们完成所承担任务、履行职责的具体作为是不是扎实、是不是认真负责;公文的述事表意是不是言之有物、据之有理,反映出我们对一些事物、特定问题的了解、研究是否深入、透彻、全面,有没有从实际出发、是不是脱离了实际,是不是把握了事物的本质规律,在指导工作、服务发展方面能否发挥正向性作用,等等。从某种意义上说,机关公文也像一面镜子,通过它,能够反映出机关作风改进得好还是不好,我们的精神面貌如何,是否为全社的建设发展提供了优质的服务。

(四)做好公文处理工作是有效履行职责的必要条件

九三学社是以科学技术界高、中级知识分子为主体的具有政治联盟特点的政党,主要职能就是政治协商、民主监督、参政议政。就履行职能而言,其中一个最主要的形式或途径,是选择人民群众关心、党政部门重视、政协有条件做的主题,组织调研,撰写报告,提交提案,向党和国家建言献策,向政府部门提出建设性的意见,有效监督施政行为。一个参政党参政议政水平的高低、履职能力的强弱,往往通过所提建议、提案、调研报告体现出来;反过来,一份高质量、高水平的报告、建议、提案,又能充分反映出作者的能力和水平,展现出他们发现问题的敏感度,认识事物本质的思维深度,统领全局的认识高度,把握改革发展的政策理论水平。可以说,所有这些业务技能素质、文字理论功底,最终都无一例外地通过公文体现出来。社中央以及各级组织,每年在“两会”上都有不少“一号提案”,我们的社员中,每年也都有不少人获得优秀提案奖,这些成效也充分展示出与公文处理工作的极度相关性。所以,做好公文处理工作,也是高效率履行职能的一个不可或缺的必要条件。

(五)做好公文处理工作是机关干部必备的基本素养

机关工作几乎每天都要和公文打交道,我想在座的每个人都有这方面的体会。用通俗的话说,公文处理能力是我们机关工作人员的一个看家本事,在机关工作如果不能很好地把公文技能提升起来,就是一大缺陷。因此,做好公文处理工作,不仅是机关干部的工作职责所在,而且通过公文的处理,也在不断地历练、检验着每个人的工作技能素质、知识理论水平,检验着我们的阅历、价值观念和政治素养、政策水平。提笔能写,是对机关干部素质的最基本的要求。更高的要求,是不仅能写,而且要写好,要有思想、有见识,有观点。不论在哪个机关,都常会有人津津乐道,说某某某是单位的“笔杆子”,言下之意多有赞赏。实际上,确实有很多同志的成长,都是从练好公文处理的基本功开始的。这是一个起步的工作,作为机关工作人员,尤其是作为九三学社的机关工作人员,一方面要为机关和全社工作服务,另一方面要为知识层次较高的社员服务,必须对公文处理水平有更高的要求,基本素养的标准还应当更高一些。

二、要充分认识机关公文处理工作中存在的问题

机关公文处理工作是一个多环节、系统性的工作,涉及多个层面、多个条块、不同的人群,客观上,完成一个公文的处理流程,是一个组织行为,需要一个团队集体共同努力,只有相关人员各司其职、各负其责,把每个环节的事务都做到准确、细致、严谨、高效,才能够达到最优结果。其中,公文处理质量是核心,制度规范是依据,处理流程则是成功的保障。几年来,各级社组织机关公文处理工作管理逐步加强,工作逐步规范,质量水平不断提高,在保障机关运行中发挥了很好的作用。但从更高的要求以及改进机关作风的需要上看,还存在一些较为突出的问题或不足,主要表现在以下四个方面:

(一)工作还没有得到充分重视

对于机关公文处理工作,不少人甚至不少领导干部还没有给予充分的重视,他们对于公文处理质量好点差点无所谓,流程规范如何也没有太当回事,比如,公文制发时应该部门会签而不作会签,处长或部门应该审核把关而不把关或敷衍了事;收文不及时交办、拖沓等等,该走的流程不走,该尽的职责不尽。这其中固然有一些客观原因,但我认为,更多的则是在主观上还没有引起足够的重视,还没有真正在思想上充分认识到其重要意义、没有树立严格规范处理公文的意识,不是很在意“公文这面镜子”照出去会不会很难看、对工作对事业有什么严重影响及后果。实际上,流程规范是在处理程序上对公文质量的一个保障,会签过程也是征集意见修改完善的过程,大家都应该来重视这个过程,不管是流程规范,还是公文内容,要按照机关管理规则分级负责、层层把关,办文纸上有你签字的位置,你就要签字承担起相应的责任,从拟稿人到主席,谁签字谁负责。实际上就是要建立责任共同体,用你的知识经验、经过考量分析,来提高公文质量和工作水平。我想,大家都要树立规范处理公文的意识,重视这个工作,要提到日程上来。

(二)制度规范有待进一步完善

有一些组织还没有建立相关的制度,有的地方虽有制度但还不够规范和完善。公文处理工作必须符合国家和主管部门公文处理的有关规定和要求,遵从相应的规范、制度,各个环节都必须按照规范操作。俗话说:“没有规矩不成方圆”,要做好公文处理工作,重要的还是要靠一系列的制度来保障。过去,由于党派工作的特殊性,以及对口几大系统的不同情况,客观上在规范的方面稍显被动。社中央2012年编印的《九三学社中央及机关文件制度汇编》收录了当时已有的制度规范,其中也包括一些与公文处理相关的文件,但现在看来,并不是尽善尽美,还需要在今后的实践中不断地规范、不断地补充完善。

(三)一些公文的处理质量还有很大差距

公文既然代表着一个机关的形象,它的处理就必须要有一定的水准。公文质量,在把握好政策及符合公文格式规范的前提下,最起码应该保证基本的遣词造句、语法修辞和章法逻辑、层次结构等形式上的准确、正确、规范;然后,就是公文的思想性、理论性、政策性等内容方面的要求,总之,就是要提高公文的整体质量,要写出更加精美的公文。因而,公文质量是公文处理工作永恒的主题。但是,就目前情况看,我们机关的公文在质量上确实还存在一定差距:一些公文无实际内容;一些公文拖沓冗长;一些公文不看对象,“不负责任”,无可行措施,不能解决实际问题,总体来说这些都是文风方面不好的表现。同时,还有一些公文,语法逻辑错误、语句不通、用词不当,错别字都无法避免,格式不规范,欠缺基本的文字功夫等等。公文质量不高,有多方面的原因。首先,关键原因可能还是没有把公文处理工作重视起来,还有一些人瞧不起公文处理工作,认为这是小儿科,体现不出自己的水平。其次,处理起来潦草从事,敷衍了事,不事雕琢,不下细致功夫。第三,业务能力水准不够、公文写作能力不强。在这一点上,需要平时加强学习、相应提高政策理论水平,要学理论学知识、练写作功夫,才能写出好的公文。如果平时不学习不积累不练习,可能建言献策写的就全都是落伍的东西,参政党怎么能有所作为、怎么来履行职能?因此,在程序规范、版式规范、印刷规范的基础上,提高公文质量是一个核心性的要求。这次我们做了许多规定,主要在流程上先规范,准备接下来要着重加强公文质量,提高九三整体的公文水平。

(四)不按规范流程办事

一方面是规范不够完善;另一方面,既有规范在实际工作中并没有得到真正执行,或者说有规范执行不到位、不按流程规范办事。公文处理工作不仅要有制度可依、质量保证,而且还要在此基础上规范和优化公文处理程序,要真正按规范办事。目前,在行文中,存在单位对上级领导个人行文、向上越级行文问题;在审签过程中不给审签人预留审阅时间、下级倒逼上级限时签字的问题,以及上述不会签、把关敷衍了事,“跑签”问题等等。虽然有时候需要特事特办,但是,在程序上也要有时间控制的意识。在收文办理上,有些公文转到部门需要签阅或者阅处的,不按时办理、递送,该交办的不交办,该督办的不督办、屡催不办的情况经常发生。此外,在公文传递和公文整理(立卷)归档过程中还存在文件丢失情况。造成这些问题的原因主要是,管理上还存在薄弱环节,没有做到责任到岗、到人;另一方面,有些人员责任意识、规范意识不强,没有严格按照规范流程办事。诸如此类公文处理随意性问题一定要在机关建设过程中很好地加以解决。

上面所说的四个方面的情况,是一些共性问题。大家会后要结合各地实际情况,认真梳理和查找工作中是否还存在其他问题,并分析清楚原因,有针对性地对症下药来解决。

三、要充分重视并做好机关公文处理工作

(一)各级领导要提高认识,高度重视,切实加强对机关公文处理工作的指导与管理

一要率先垂范。各级组织的领导、社中央机关的各级负责同志,首先自己要提高对机关公文处理工作的认识,在思想上重视这项工作,并要身体力行,在公文处理的相关环节认真负责,切实履行起自己应负的责任。二要亲自指导。不管是社的各级组织的领导,还是机关各部门的负责人,都要树立亲自组织、直接指导公文起草工作的意识,共同讨论思路、培训方法、教授技巧,指导帮助下属写好公文。在这方面,社中央的几位领导都是值得我们学习的榜样。三要加强督促检查,建立督查机制。注意了解把握公文处理工作中一些关键环节的进展情况,确保公文处理工作的时效性和质量。四要创造条件培养人才。各级领导要注意理解、体谅下属,不光是要求、指导下属做好工作,更要注意创造条件,培养下属,帮助下属尽快成长起来。

(二)要切实规范机关公文处理工作流程,着力提高公文处理工作质量和水平

公文处理工作贯穿整个机关的工作。从公文起草、公文运转到公文归档,从起草人、审核人到签发人,都要把握好自己所处的环节,做到落笔有责;人人都要规范自己的工作,做到高效率、高质量;大家也要树立起保密意识,需要保密的内容一定要保密。我们现在要求做好公文处理每个环节的工作、提高质量,并非仅仅为了完成自己的本职工作那么简单,还要站在多党合作制度下一个参政党的高度,站在我们整个九三学社建设发展的高度来看待,要能够经得起现实实践的检验、能够对历史负责。或者说,在以后五年、十年甚或更长的时间节点上回头审视今天的工作时,我们也能够无愧于后人。这次社中央修订出台了新的规定,必须毫无保留地贯彻执行,各级地方组织,可以结合各自的实际,认真参照执行。

(三)采取切实措施,加强培养锻炼,不断提高机关工作人员公文处理工作的基本素质

提高机关工作人员公文处理工作技能素质,不光是对机关工作人员的一项基本要求,也是一个领导干部应当负起的一项基本责任。所以,各级组织机关要想办法采取切实的措施、建立有效的机制,加强对工作人员的培养锻炼。作为机关工作人员,自身更要树立并强化规范意识,真正熟悉和掌握相关标准规范,逐步增强严格按流程办文办事的自觉性;同时,在撰写公文的过程中,要有针对性锻炼提升自己的知识素养和技能水平。一是通过撰写公文,注意加强政治理论和时事政策的学习,提升政治素养和政策水平。从政策依据的充分性和事实材料的准确性入手,借助对政治性、政策性问题的思考以及有关材料的选择取舍,逐步训练提高自己公文处理的政策理论水准。二是通过撰写公文,注意加强有关业务理论学习,不断强化提升自己的业务素养和理论水平,使得自己在工作中真正能够发挥以文辅政的参谋助手作用。三是通过撰写公文,锻炼增强自己的调查研究能力。撰写公文不仅仅是在机关里面搞搞文字,更要深入基层、接触社会、深入调查研究,真正透彻把握一项事物的本质规律,才能使得制定的措施更有针对性,建议更具操作性。四是要利用公文处理的契机,提高自己协调沟通和分析解决问题的办事能力。五是要利用公文处理的契机,勤写勤练,加强语言修养,进一步训练自己写作的基本功,增强文字写作能力。

(四)创造机关人人都愿意写好公文的良好氛围

这需要机关领导和工作人员共同努力。要强化公文意识,在脑子里始终要有这根弦来规范我们的公文处理工作,实际上这是一种职业素养的延伸。要在机关形成这样一种氛围,领导干部言传身教、机关工作人员积极热情,以做好公文处理工作为己任,形成人人愿意写、人人会写、人人能写好公文的良好局面。一是单位通过研修班、专题报告、集中培训等形式,组织相关同志学习公文处理知识,提高公文处理质量。二是个人通过收集辨析公文的相关素材内容来丰富和提高已有的知识点和技巧,有意识自我进行专业性训练、培养锻炼理论思考能力。三是大家要围绕提升公文处理水平这一目标,认真领会这次培训学到的知识,有针对性地进行强化训练,查漏补缺、取长补短,做好整个机关的公文处理工作。

同志们,我们要从加强机关建设、改进机关作风、保障机关运行、推动九三学社自身建设和事业发展的高度,充分认识公文处理在机关工作中的重要位置和独特作用,在今后的实践中不仅要加强学习,着力熟悉程序和《规定》,更要在实际工作中切实负起自己的责任,把好关、服好务,不论是在公文制发还是收文办理,或者是内部签报的流程中,都认真负责、扎扎实实、高质量地做好相关环节的工作,努力把我社机关公文处理工作水平推向一个新台阶。

最后,预祝同志们在培训期间学有所成,预祝培训班圆满成功!